保会通软件——会计账簿

账簿是归集会计信息的重要工具，单式账簿和复式账簿的使用方法基本一致，一并在此叙述。

一、账簿样式

⒈按时段划分

按时段划分，账簿可分为年度账、月账、月间账、万年账

①年度账　年度账指按年度输出账簿记录的账，年末常常打印年度账用于存档。它的标志是：无年份栏，栏头有年度，表头无时段。

②月账　月账指按月输出账簿记录的账，常用于查询。它的标志是：无年份栏，栏头有年度，表头有年月标识。

③月间账　月间账指在两月之间输出账簿记录的账，常用于查询。它的标志是：无年份栏，栏头有年度，表头有月间标识。

④万年账　万年账指输出所有账簿记录的账，常用于查询。它的标志是：有年份栏，栏头无年度，表头无时段。

⒉按栏划分

①金额式

数值栏只有金额栏，金额栏有借方发生额、贷方发生额、余额三栏。也就是平时所说的三栏式账。最常用的账页表现形式，上述账页都是此种类型的账页。

②数量式

数值栏只有数量栏，有借方数量发生额、贷方数量发生额、数量余额三栏。也就是平时所说的三栏式数量账。

③数量金额式

数值栏有数量、单价、金额栏，有借方发生额、贷方发生额、余额三种类型的栏。每种类型的栏都有数量、单价、金额三栏。也就是平时所说的三栏式数量金额账。

④外币式

数值栏只有外币栏，有借方外币发生额、贷方外币发生额、外币余额三栏。也就是平时所说的三栏式外币账。

⑤复币式

数值栏有外币、汇率、金额栏，有借方发生额、贷方发生额、余额三种类型的栏。每种类型的栏都有外币、汇率、金额三栏。也就是平时所说的三栏式复币账。

⑥数量复币式

数值栏有数量、单价、外币、汇率、金额栏，有借方发生额、贷方发生额、余额三种类型的栏。每种类型的栏都有数量、单价、外币、汇率、金额三栏。也就是平时所说的三栏式数量复币账。

⑦多栏式

数值栏只有金额栏，有余额栏，借、贷向子目发生额栏。子目的方向由它的科目属性中的余额方向决定。

⒊按账簿记录输出模式划分

①明细账　以原始账簿记录为准，逐笔序时输出账簿记录。

②汇总账　按月结出余额及发生额，逐月输出账簿记录。

⒋对复式账而言，按科目级次划分，有总分类账、明细分类账。

⒌对复式账而言，账簿记录全部由核后凭证构成的称为正式账，包含核前凭证记录的称为草稿账。

⒍总账与辅助账

①总账　若科目不带辅助核算，或虽带辅助核算但账簿记录由主凭证中的记录构成，这种账称为总账。

②辅助账　若科目带辅助核算，账簿记录由凭证附表（或账单）中的记录构成，这种账称为辅助账。

二、账簿操作

⒈使用模板打开会计账簿。

⒉在账簿打开框中选择打开什么样的账簿。

①科目列表框下面的“树型”、“列表”两标签，用于选择目录框的样式。

②若科目列表框中选中了单一科目，并且这一科目带辅助核算，那么科目框会变窄，在它的右边会出现它所带的辅助核算项，允许录入各辅助核算项科目。此时还会出现输出的账是总账还是辅助账的选择。

③选择“指定时段”，则可以选择时段。根据选择的时段，可以打开年度账、月账、月间账。

若不选择“指定时段”，则不可以选择时段。此时产生的是万年账。

④ “包括未复核凭证”选项，决定打开的是正式账还是草稿账。

⑤ “样式”列表选项，样式列表项与目录框中选中的科目密切相关：

“金额式”总是有的。

若选中科目有子目，则有“多栏式”项。

若选中科目带数量核算，则有“数量式”、“数量金额式”项。

若选中科目带外币核算，则有“外币式”、“复币式”项。

若选中科目既带数量核算又带外币核算，则还有“数量复币式”项。

⑥若选择多栏式账，还有如下选项：

首页金额栏数　限于篇幅，若子目较多，多栏式账可能会出现多个横向分页。如何横向分页呢？首页金额栏数就是一个重要指标，意为第一个横向页至多需要多少个金额栏。

隐藏空栏　指子目栏中若没有经济内容，是不是去除它。

栏续页需要日期摘要栏　多个横向分页时，第一个栏页肯定是有日期、凭证号、摘要栏的，那后边的栏页是否也需要，可作选择。

栏辅助科目组　若选择了辅助账，如果总账科目只带一层辅助核算，那么栏当然就按此辅助科目的子目展开。如果总账科目带多层辅助核算，那么就存在栏选择哪一层辅助科目展开的问题。本选择项就是解决这一问题。

⑦可以一次性选择多个科目打开多个账页，当选择的科目有子目时，是不是连同它的子目账页也一同打开呢？“连同子目”这个选项就是管这个用的。

⒊账页操作

①输出的账，是明细账还是汇总账？在自动模式下，若此账页存在子账页，以汇总账输出，否则以明细账输出。当然也可以强制输出某种账页。

请打开账页后，右键菜单中提供了汇总账、明细账输出模式选择功能。

②在浏览账页时，使用右键菜单，或工具条上按扭，可以现场查询账簿记录所在的凭证。

③向外部提供电子账页

使用“文件／另存为”菜单，可以向外部提供Excel格式、文本文档格式、Access数据库格式的电子账页。

这在与外部当事人核对账目时十分有用。

此功能适用于所有表格文档。

④多科目账页间切换

若一次打开了多个科目的账页，使用工具条按扭和，或快捷键Ctrl＋Page Up和Ctrl＋Page Down来切换上下账户的账页。

⑤多栏式账页左右栏页切换

若多栏式账页存在多个横向栏页，使用工具条按扭和，或快捷键Ctrl＋←和Ctrl＋→来切换左右栏页。

三、账页的文档属性和页面设置

⒈默认的账页标题为：#co_name#book_name

其中：变量#co_name为会计主体名称变量。

变量#book_name为账簿名称变量。

#book_name的命名原理为：

若为三栏式金额复式账，一级科目账为总分类账，其它级次的科目的账，按照科目级次依次称为：二级明细账、三级明细账、四级明细账、……。

其它账的名称一律称之为“会计账簿”。

若用户不喜欢上述约定的账页标题，可以自定义账页标题。但账页的种类很多，需要逐一枚举定义。

⒉一次打印多个账户的账页

在账簿打开框中选择多个科目，或选择“连同子目”，可以一次打开多个账页。账页打开后，执行打印，就是打印所有已经打开的账页。

⒊打印账页存档

打印账页存档应该放在年度结转或12月份作了月结之后，应选择指定时段，时段的“年度”应选择与数据文件一致，“月份”应为1 ～12月。去掉包含未复核凭证选择。此时账页的末行会出现“结转下年”一行。

打印时建议把明细账汇总账模式改自动模式，即有子目的科目输出汇总账，末级科目输出明细账。

如果使用了数量、或外币核算，末级科目应输出数量金额账、或复币账。

对采用辅助核算的科目，辅助账最好使用多栏式账。

打印账页时，要根据自己的实际情况，选择一个好的打印方案，手动与自动相结合，不重打，不漏打。

⒋连续编排账页页码

默认的账页表尾是如下图定义打印页码的：

这里使用了变量：#printstartpage，此变量的作用是，在打印文档时，弹出一个对话框，允许重置本次打印初始页码，#printstartpage就是表示这个经过重置初始页码后重新编排的页码。

使用这个方法，就可以连续编排账页打印页码。

四、活动账簿

活动账簿是一种广义账簿，它是按指定的科目、摘要、时段、金额范围等筛选条件，在指定的账簿记录集中挑选账簿记录，以账页的形式，呈现给用户。

⒈筛选条件

①科目　用科目代码表示，多个科目时，以“;”分隔。科目代码中可以使用通配符。科目代码可以带辅助科目。

科目代码带辅助科目时，辅助科目代码前面一定要带辅助科目组码，位置要符合总账科目的辅助核算模式的定义。总账科目与辅助科目之间、辅助科目之间使用“\”连接。如：504\0201\1301，30602\0201\\201等。

②摘要　即摘要片段，可以使用通配符。

③时段　指的是会计月。

④金额范围　指定金额的上下限，含端点。不指定表示不限制。

⑤包含未复核凭证　限制筛选账簿记录的记录集，是核前草稿账呢、还是核后正式账。

⑥辅助账记录　限制筛选账簿记录的记录集，是凭证附表（或账单）呢、还是总账。

⒉主要案例

科目　标准账页都是一个科目一个账页，活动账簿就打破了这一规矩。可产生更广义、更灵活的账页。例如下面的科目码的含义为：

1：资产账

1001;1002：货币资金账

14：存货账（企业会计准则）

1221;2241：其他应收应付款账

60;61;63：收入账（企业会计准则）

下图是主营业务收入的子目结构：

标准的账簿不能生成“主营业务收入／电脑”、“主营业务收入／打印机”、“主营业务收入／手机”明细账。但使用活动账簿就可以生成，只需将科目写成：

6001??01：主营业务收入／电脑（S版：6001__01）

6001??02：主营业务收入／打印机（S版：6001__02）

6001??03：主营业务收入／手机（S版：6001__03）

摘要　根据摘要片段搜索账簿记录。例如可以根据摘要片段找回串户的账簿记录。

金额范围　按销售金额范围查找销售记录。按特定金额搜索账簿记录。