保会通软件管理功能模块

功能所在位置：【软件功能/管理】

C/S版

B/S版

一、操作环境

操作环境就是指操作什么，谁在操作。

操作什么，指的是操作对象，也就是账套和数据文件。

谁在操作，是指操作员的身份。

“打开保会通数据文件”对话框，即软件启动后出现的第一个对话框，就是用来确定和改变操作环境的；

数据文件打开以后，可右键功能，可以切换操作员、核算单位和年度，此功能也可以点击工具条上的按钮来完成。

二、建立新数据文件

双击打开按钮，可建立下年度新数据文件，通常在本年度数据处理完毕以后，建立下年度数据文件使用，可把本年度期末余额转做下年度做年初余额，包含所有数据格式、辅助核算、分录模板和报表等，此功能也可以点击改变操作环境后执行新建来完成。

三、数据文件信息

双击打开【数据文件信息】按钮，可打开数据文件信息编辑框，这里可编辑单位名称、法人代表和主管，还有数据自动备份的频率和备份件的存位置。自动备份默认为每周一次，备份件默认存放位置在“D/ 保会通数据/备份 ”下，可以修改或关闭。此功能常在建账及初始化时候用，也可在法人代表和主管变更时候使用，修改相应信息即可。如下图

四、内部核算单位

双击【内部核算单位】按钮，可打开内部核算单位编辑框，用于设置集团公司下的各子公司或分公司，也可用于乡镇村级会计核算中心核算村、组账及汇总账

集团公司核算模式

会计核算中心核算模式

此功能可以实现以下几个效果：

1、在同一个数据文件中，可以设置多个核算单位，为这些单位提供独立的会计核算

2、这些处于集团核算模式中的内部核算单位，共享相同的信息、相同的信息格式和相同的核算模式，同时又拥有自己个性化信息。例如，作为会计一级科目和某些固定的明细科目，可以设定成共享的公用科目，而那些往来性子目、资产类明细科目等可各单位自行设置自己的私有科目。

3、使用集团核算模式有以下好处：

(1)确保参与核算单位的核算方法、数据格式高度统一；

(2)简化日常账务操作；

(3)在核算方法、数据格式需要发生变化的时候，无需重复操作；

(4)具有强大的集团数据批处理功能，如：余额结转、报表计算、月结、年末转账、数据备份等；

(5)自动产生汇总信息；

(6)具有跨单位数据表达能力；

(7)具有单位级的数据访问、操作权限控制；

(8)可以随时并入或拆卸参与集团核算的单位数据。当某单位需要自己的财务数据时，可随时将该单位的数据导出，提供给单位，导出的数据仍然是一套完整的凭证、账本和报表表。

(9)可以大幅度节省数据存储空间

由此可见，保会通财务软件在集团核算中更显优势，被广泛应用于集团公司、零户统管、会计核算中心、村级会计委托代理、多下属单位主管局的集团财务核算。

五、操作员及操作权限、密码

1、操作员及操作权限是为了保证对账务数据访问和操作的安全性，账务数据文件内有一个操作员表，此表登记着可以访问该账簿文件的操作员的代码、姓名、口令、操作权限。要打开数据文件时，必须选择操作员的身份，输入口令（如果设置了的话），方可通行。

一个账务数据文件在最初被新建时，内部已含有两个初始默认操作员：

代码为101的操作员，是系统管理员，同时也是一个操作员，只能对它进行改名操作，不能修改其代码。

系统管理员具有软件所有操作权。

其他代码的操作员，为普通操作员。普通操作员不具有“操作员及操作权限”修改权利，受系统管理员管理，其操作权限也由系统管理员授予和取消。自己只负责设置和管理好自己的操作口令。

增加、修改、删除操作员属于系统管理员的权限。因此，新建数据文件后，应当首先以系统管理员的身份，打开数据文件，找到“管理/操作员及操作权限”菜单，双击弹出它，调出“操作员及其操作权限”对话框。

在“操作员及其操作权限”对话框中，左边是操作员列表框，在这里，用户可以新增操作员，修改操作员姓名和代码，删除操作员。

右边是一个带标签的列表框，罗列了软件中各个模块的所有权限。

功能权限指的是选中操作员能操作什么，功能权限前边的方框，若打了勾，表示左框被选操作员有此权限，否则没有此权限；

菜单权限指的是选中操作员能看到什么，菜单权限前边的方框，若打了勾，表示左框被选操作员打开数据能看到此模块，否则则看不到。

用鼠标单击权限前边的方框，可以授予和取消权限。也可以选择好权限，使用右键菜单，成批操作权限。

在集团核算模式下，还多了一个为核算单位授权的标签。

一套账应至少设置两个普通操作员，一个是凭证制作员，另一个是凭证复核员，除非设置了操作员和复核员可以是同一人。

2、操作员密码

操作员登记表里面的所有操作员，初始口令是空的，如何为自己设置口令呢？启动软件，选择好数据文件，选择好自己的身份，打开数据文件。在管理菜单下有一个“设置或更改密码”按扭 ，双击它，调出“操作员密码设置” 对话框。

密码设置与更改遵循的原则是“以旧换新”。如果你目前没有设置密码，或是第一次打开软件，则不用输入，直接确定。若你是变更密码，则应该要先输入你的老密码（当前在使用中的密码），然后再确定。

老密码校对过关后，将出现设置新密码的对话框：

在这里，用户可以设置自己的新密码，请注意：应当在“输入密码”处输入新密码，然后，在“确认密码”处再原模原样的再输入一遍。系统校对你两次输入的密码一致后，新密码即设置成功，并开始启用。

若有老密码，新密码设置成空密码，表示取消密码。

密码应为数字或英文字母构成，最多九位，字母不区分大小写 。点击确定以后，密码设置成功。

六、软件注册

保会通财务软件应当购买后才能正式使用。

不同的功能模块，价格是不同的，因此，用户应当根据自己的需要，选择最适合您的功能模块，要做到即够用又不浪费。

购买软件后，保会通软件公司会为用户作正版软件注册。软件一经通过正版软件注册，将享有永久使用权，注册方法有两种：

1、电子注册   根据安装财务软件的电脑的硬盘号或网卡地址号发放注册号，换机需重新注册；

2、加密狗注册  向用户提供一只正版加密狗，换机不需要重新注册，但使用单位需要向保会通软件公司支付加密狗成本费。

在你决定购买软件之前，你可以试用本软件，软件在试用阶段是不需要付费的，除非你的业务量太大，超过了软件试用标准，那时软件会提示你购买和注册。

在软件提示你购买和注册时，如果你仍然拿不定主意，你可以向保会通软件公司申请一个试用注册号。一个试用注册号可以使用三个月，申请试用版软件注册，不需付任何费用。保会通软件公司可以为你免费提供若干次试版软件注册号，直到你满意并购买为止。

软件注册在软件注册框中进行，有三种方式可以调出“软件注册框”，如下图所示：

下图就是软件注册框，调出软件注册框后，请选择所需功能模块。然后请与保会通公司取得联系，将软件版本、所选功能模块，用户号以及用户身份信息提供给保会通软件公司，保会通软件公司将为你进行软件注册，即为你发放注册号，用户将注册号填写在注册号编辑框内，确定后，注册框下方将显示注册结果。

保会通财务软件的名称格式为：

保会通财务软件（Pn-A x.y.z版）

 其中：括号前面的汉字是软件名称。

P后面的数字n是功能模块标识数。

A（或S）表示软件采用的数据库。

x.y为主版本号。

z为次版本号。

例如：保会通财务软件（P262143-A 7.0.4版）

保会通财务软件为软件名称。

P262143为功能模块标识数。

A表示软件为单机版，即采用Access数据库。

7.0 为主版本号。

4为次版本号。

保会通软件公司一直以来都在不断地优化保会通财务软件，软件从最初的1.0版，发展到2.0版、3.0版、3.5版、4.0版、4.1版、4.2版、4.5版、4.6版、5.0版、5.1版、5.2版、6.0版、6.5版、7.0版………

用户可以随时向保会通软件公司咨询软件升级信息，并索要新版软件。事实上，如果你连接着Internet网（互联网），每次软件启动时，软件都会到保会通软件公司网站上查找是否有新版软件发布，若有会提示用户升级软件。

 若用户不希望每次软件启动时进行软件升级检测，可以调出软件注册框，关闭软件自动升级检测功能。

 软件升级有付费和免费之别，当主版本号不变，仅是次版本号上升时，为免费升级。免费升级时，用户不必告知保会通软件公司，自行升级即可。当主版本号上升时，为付费升级。出现付费升级提示时，用户应先与保会通软件公司取得联系，议定好升级费用后，方可升级。切忌擅自进行付费升级，因为，付费升级后，软件需要重新注册，而且，数据文件被高版本软件打开过后，再也不能用原来的低版本软件打开。

七、月结

每月账务处理完毕，应当作月结。所谓月结，就是对某月的账务作出检测后，终止某月的账务处理。

月结时要检测的内容：

 ⒈本月所有凭证（账单）都已复核。

 ⒉本月所有凭证（账单）的凭证号应该连续。

 ⒊本月末复式账期末余额应平衡。

 ⒋复式账：月末用（若是12月还应包含年末用）余额结转类型分录模板的转出科目的余额应结平。

 ⒌若使用存货模块，则还要检测：

 ①本月所有存货单据的单据号都连续。

 ②本月所有存货单据都已复核。

 ③若存货与复式账建立了连接，还要检测连接双方的余额的一致性。

 ⒍工资模块、报表模不做检测。

 7.各自检测信息，可以在各种功能模块里面的账务信息查看。

八、数据备份、恢复和汇总

(一 )数据备份

数据备份就是将数据文件转存到计算机的其他位置、或转存到其他介质上。

数据备份的方法有如下几种：

1、使用Windows资源管理器备份。

2、使用Windows“备份”工具软件备份。

3、使用其他介质刻录程序（如光盘刻录程序……）备份。

4、使用保会通软件提供的“数据备份”功能备份。

保会通软件在“管理”菜单下备有“数据备份”按钮为用户提供数据备份功能。保会通软件的数据备份分两部份：先从数据库中卸出数据并压缩、然后将压缩后的数据文件转储。具体操作步骤如下：

①执行“数据备份”菜单功能，调出“数据备份”对话框。在此对话框的中央有一个大大的文本输出框来显示操作提示和备份信息，用户应仔细阅读，按其提示内容操作。在此对话框的下方有一个单行文本输出框来显示备份件的文件名。在此对话框的右侧是操作功能按钮。

②单击“卸出数据”按钮，系统将从当前年度数据文件中卸出数据，并压缩之。尔后存放在对话框下方的单行文本输出框所示的文件中。

③数据卸出后，系统将提示备份件信息，此时用户可按“取消”按钮终止备份或退出使用其他备份工具转存压缩后的备份件。也可以按“浏览”按钮改变转存备份件的目标位置。 

④选择好备份件的转存位置后，单击“拷贝”按钮，即可完成转存工作。

⑤此时若还需要多份备份件，可再单击“拷贝”按钮制作之。

(二)数据恢复

数据恢复是指将数据的备份件还原到指定位置，作为正式数据文件使用的行为。数据恢复的目的主要有：查询备份件的内容；当前数据文件遭到破坏时，用备份更新当前数据文件。

数据恢复的方法因备份件制作的方法的不同而不同。

1、恢复未经压缩的备份件。

①备份件未经压缩且未改名，并且备份介质是可读写的（如可读写光盘、优盘），可直接使用保会通软件访问该介质上的数据文件。也可将其拷贝到硬盘上的指定位置后再访问之。

②备份件未经压缩，且未改名，但备份介质是只读的（如只读光盘），可先将其拷贝到硬盘上的指定位置，去掉文件的只读属性，然后可用保会通软件访问之。

③备份件未经压缩，但被改名，此时或将其拷贝到硬盘上的指定位置后（或就地）恢复原名，仿①、②处理之。

2、恢复经压缩过的备份件。

若备份件是经压缩过的，应当使用相应的解压工具将备份件解压，然后仿第1种情况处理。如：使用Windows附件中“备份”工具制作的备份件，应使用Windows附件中“备份”还原工具来恢复数据。

3、恢复由保会通“数据备份”工具制作的备份件。

若备份件是由保会通“数据备份”工具制作的，则只能使用保会通软件“管理”菜单下的“数据恢复”菜单项提供的数据恢复功能，方可恢复备份件中的数据。保会通软件数据恢复的操作步骤如下：

①建立一个新账套，在该账套下建立一个和备份件年度相同的年度数据文件。此步也可复制一个账套来实现。

注意：千万不要在一个有用年度数据文件中恢复备份件，因为备份件一经被恢复，它将取代当前有用的年度数据文件。切记！切记！

②若备份件是脱机的应当将备份件置入适当的驱动设备中（如将光盘置入光盘驱动器、优盘置入USB接口……）。

③以具有数据恢复权限的操作员（如101）的身份注册到第①步产生的年度数据文件中，双击“管理/数据恢复”按钮，调出“数据恢复”对话框。在此对话框的中央有一个大大的文本输出框来显示操作提示和恢复信息，用户应仔细阅读，按其提示内容操作。在此对话框的下方有一个下拉列表框来显示所选择备份件的文件名。在此对话框的右侧是操作功能按钮。

④单击右下方的“浏览”按钮，调出文件夹浏览框，选择备份件所在位置，确认退出后，系统将会自动搜索该位置下适合条件的备份件，并将它们置于底端的下拉列表框中供用户选择。

注意：指定位置下的备份件只有和当前年度数据文件类型相同（即扩展名相同），并且年度一致才被认为是可用的备份件。

⑤在对话框下方的备份件列表框中选择待恢复备份，备份件选中后，“操作提示”框中会显示该备份件的信息。此时若单击“取消”按钮退出“数据恢复”对话框，则备份件中的数据没有被恢复。因此，“数据恢复”对话框也可作为备份件信息查询框来使用。

⑥选好备份件后，可单击“恢复数据”按钮，执行数据恢复。至此当前年度数据文件被备份件中的年度数据文件替代，数据恢复实质上已进行完毕。

⑦单击“重新注册”按钮，退出“数据恢复”对话框，注册进入恢复后的年度数据文件。

注：Access版和SQL Server版软件的数据文件的备份件有相同的格式，即可以将Access版软件的数据文件的备份件用SQL Server版软件来恢复。反之亦然。但是这种交叉恢复后，要对报表的变量表中的路径作修改，如果报表的变量表原先没有被修改过，只需打开变量表，恢复默认值即可。另外还应该将使用数据库通配符的地方作修正，Access版的通配符“*、?”与SQL Server版的通配符“%、_”相对应。

(三)数据汇总

九、SQL语言数据维护

对于熟悉数据库知识的用户，软件提供了SQL语言数据维护功能。但此功能属于慎用功能，不是万不得已，而且有把握，不能轻易使用此功能。

使用“管理/SQL语言数据维护”菜单功能，调出“SQL语言数据维护”框。

“SQL语言数据维护”框，就是一个简单的SQL语句执行器，在里边录入SQL语句，然后执行，就行了。

十、打印机管理

十一、计算器、计息器、薪酬所得税计税器

(一)计算器  保会通计算器是保会通公司为用户开发的一个非常实用的计算工具。它除了具有一般电子计算器的功能外，还具有自己的特殊功能：

⒈可以编辑运算式，运算式中可以包含运算优先符“()”和一些数学函数。比如“log()、ln()、sin()、cos()、tg()、ctg()、arcsin()、abs()”等。

⒉可以将计算结果直接插入到可编辑文档或报表的当前单元格内。此时只需在运算式编辑完毕后按“送数”按钮即可(不需要按“计算”按钮)，如果“送数”按钮为灰色，则表示当前状态下此功能不可用。

⒊可以将当前选定文档区域内的数据以连加的方式插入到计算器运算式编辑框内。此时你可通过修改运算符号或数据从而对这些数据进行你所需要的运算。

4.调出计算器方式有以下几种：

①双击“管理/计算器”

②点击工具条上的计算器按钮

③键盘上按功能键【F12】

(二) 计息器  保会通计算器是保会通公司为用户开发的一个非常实用的利息计算工具。

可以将结果直接插入到可编辑文档或报表的当前单元格内。此时只需在各项编辑完毕后按“送数”按钮即可，如果“送数”按钮为灰色，则表示当前状态下此功能不可用。

调出计算器方式有以下几种：

①双击“管理/计息器” 

②点击工具条上的计算器按钮

③键盘上按功能键Ctrl+【F12】

(三) 薪酬所得税计税器  

为了能计算薪酬所得税，请使用“管理/薪酬所得税”，或者使用“工资/设置/薪酬所得税税率”来设置薪酬所得税的税率。

设置薪酬所得税的税率后，系统就会自动计算薪酬所得税。

十二、操作日志

操作日志记录操作员对年度数据文件的操作情况。

保会通软件将操作员从注册进某一年度数据文件开始，到退出该年度数据文件止，作为一次任务处理，每个任务有一个唯一的任务号，有任务开始时间、结束时间，完成任务时所使用的计算机的名字和用户名，每个任务开始后系统将记录好操作员的身份、操作时间、操作模块、操作内容。

查询日志时，应当先检索合适的任务，然后再查看该任务的操作内容。

用户的日志任务可按任务所在的日期、处理任务的机器名和用户名、操作员、操作模块、软件模块等来检索。

无用的日志可按任务予以清除。

日志的查询可使用“管理/查看日志”菜单功能来完成。

可以“管理/数据文件信息”里面设置日志开关状态。