记账凭证编辑及分录模板

以操作员的身份（比如：代码为101的操作员）登录到新建的数据文件，找到“软件功能/复式账”。 

1、凭证制作

（1）凭证新增。以下介绍两种操作方法。

【1】选中复式账(会计账务)模板框内的【凭证/操作及查询】，单击鼠标右键，调出鼠右键菜单，单击“新增” 菜单项。

【2】选中复式账模板框内的【凭证/操作及查询】，然后单击右键点“打开”（或双击左键），在弹出的凭证操作窗口里点左下角的“新增”。 

（2）凭证编辑

凭证编辑器是一个表格编辑器，使用它，可以轻松自如地填制记账凭证。

【1】时间：直接使用键盘录入凭证时间，年要用四位数年。若用户自定义了会计月，在保存凭证时，系统会根据录入的凭证时间确定凭证所在的会计月。

【2】凭证分类字：若没有设置凭证分类，则没有此项。否则应录入凭证分类字。双击或按F2键可以从列表框中选择分类字。

【3】凭证号：用键盘录入凭证的顺序号，若不足四位数，系统在保存凭证时会自动在顺序号前用0补足。

注意　凭证号应根据凭证制作日期的先后次序，从小到大连续编排。

若选择了“凭证号按年连续编排”则每年应该从0001开始编排，否则每月从0001开始编排。若有凭证分类，则每个分类字的凭证号独立从头连续编排。

特别协助　当编辑框处于凭证号处时，双击或按F2键可以得到当前连续可用的最小的凭证号（或按工具条上的按扭，或右键菜单的“查找连续可用凭证号”项）。按工具条上的按扭（或右键菜单的“查找最大凭证号”项），可以得到当前最大可用的凭证号。

【4】附件数：直接使用键盘录入凭证附件数。

【5】取数标志：在工具条上的中，选择凭证取数标志。（一般不用选择） 

【6】制作员：保存凭证时，系统会自动以当前操作员作为凭证的制作员。

【7】摘要：分录行没有录入摘要，以上一行摘要为摘要。若所有分录行的摘要都相同，则只需要录入第一行的摘要。

【8】科目：科目显示其名称，但应录入其代码。科目应该是末级科目。

将编辑框置于科目录入处，双击编辑框（或按F2键、或按工具条上的科目按扭、或执行右键菜单的“会计科目”项），可以调出科目目录框选择所需科目。

既然可以调出科目目录框，就等于说，不用关闭凭证编辑器，就可以一边录入凭证，一边操作科目，包括增加、修改和删除科目。

【9】数量（外币）、单价（汇率）： 若科目是带数量（或外币）核算的，则凭证编辑器会变脸成数量金额（或复币）式的凭证编辑器。允许用户录入数量（或外币）、单价（或汇率），应借、应贷数量（或外币）都录入在同一栏，它们的方向由金额栏来决定。单价（或汇率）是辅助栏，仅用于计算和显示，是临时计算出来的，非实体栏。

【10】应借、应贷金额： 凭证编辑器在科目栏并不分应借、应贷方向，而是在金额栏分应借、应贷金额。

如果一个分录行还未录入过金额，那么双击金额编辑框（或在金额编辑框处按F2键），会产生一个让当前凭证平衡的金额。也就是说凭证分录行的最后一行的金额可以自动产生。

【11】分录行操作：

{1}在当前编辑行处增加一空分录行　请按Shift+Enter键，或使用右键菜单，或使用框架窗口的编辑菜单。

{2}在当前编辑行后增加一空分录行　请按Ctrl+Enter键，或使用右键菜单，或使用框架窗口的编辑菜单。

{3}删除分录行　整行选择分录行后，请按Del键或者点右建菜单里面的删除,可以删除当前选中的分录行。

【12】使用剪贴板：

{1}使用剪贴板复制或移动文字片段。

{2}使用剪贴板复制或移动分录行。

{3}使用剪贴板复制或移动单元格块

{4}将光标点到有内容的单元格里面，　按Ctrl+L键，可以将当前单元格内容粘贴到整栏。（注：此功能多用于凭证摘要栏，科目栏和金额栏请慎用）

{5}在多个单元格内粘贴　将要粘贴的内容按Ctrl+C键复制到剪贴板上，选择一个单元格块，按Ctrl+B键，可以将复制到剪贴板上的内容粘贴到所有选择的单元格块上。

【13】辅助工具：

{1}使用计算器　任何时候按F12键（或工具条上的按扭，或“文件／计算器”菜单），都可以调出保会通计算器进行数值计算。

如果当前单元格是数值型的，还可以把当前单元格的数送到计算器上，并且点击按钮可以将计算结果返回给当前单元格。

如果是选择了单元格块后再调用计算器，就是单元格块数值求和。

{2}现场查账　每个分录行都要录入科目，使用工具条上的按扭，或右键菜单的“查分类账”功能，可以现场查询该分录行科目的账页。

（3）分录模版。分录模板虽然属于凭证下的内容，但由于在平时操作使用中用到的频率随着会计制度的改革越来越多，为了很好的把分录模板上的功能介绍清楚，所以从凭证的操作里分离出来介绍。

【1】分录模板是自动生成凭证分录行的模具，根据生成分录行的方法有三种不同的分录模板。

{1}余额结转　这类模板主要解决将某些科目的余额自动转入另一些科目。如月末损益结转本年利润，年末收支结转结余。定义这类模板，只需定义摘要，指明余额转出科目、余额转入科目即可。

{2}固定模式分录　这类模板主要解决相同样式的凭证的快速重复录入问题。所谓相同样式的凭证是指凭证分录行除金额不同外，摘要、应借应贷科目基本一致，而金额大小无规律可寻。如提现、存现等凭证。定义这类模板，只需逐行定义摘要，应借应贷科目即可。在凭证编辑器中，使用右键菜单“保存成分录模板”，可以将当前编辑器中的凭证保存成固定模式分录。

点击了“保存成分录模板”选项以后，会弹出下图

{3}公式取数分录　这类模板主要解决摘要、应借应贷科目明确，应借应贷金额可以用公式提取生成的凭证的自动生成问题。定义这类模板，需要逐行定义摘要，应借应贷科目、应借应贷金额取数公式。 

【2】使用分录模板自动生成凭证　

使用账模新建的账套文件，已经预置了常用的分录模板，用户在填制这类凭证时，不必手工填制，应该调用相应的分录模板来自动生成凭证。

操作：{1}以新增凭证方式打开凭证编辑器。

{2}录入好凭证的时间、凭证号、附件数。

{3}将编辑框置于第一个分录行。

{4}使用工具条上的按扭（或右键菜单），调出分录模板目录框。

{5}选择分录模板，并执行生成凭证或双击所选定分录模板行就可自动与生成凭证。

（4）保存凭证

保存凭证时，系统会检查时间、凭证号的合理性；会逐行检查分录行科目的末级存在性，金额的非零性，参照上行处理摘要，等等。

保存凭证时可使用工具条上的按扭，“文件／保存”菜单，快捷键Ctrl+S。

录入分录行多的凭证时，可以边录入边保存。

关闭凭证编辑器时，系统会提示用户保存凭证。

一张凭证录入完毕时，不必关闭凭证编辑器，就可以新建下一张凭证、或打开其它凭证。在执行新建或打开时，系统会提示用户保存凭证。

2、凭证查询

（1）选择“复式账”下的“凭证”， 在其模板框中找到“凭证操作及查询”模块。

（2）采用下列方式之一调出编辑器：

【1】单击工具条上按扭。

【2】“文件／打开”菜单项。

【3】单击鼠标右键，调出鼠右键菜单，单击“打开” 菜单项。

【4】敲Ctrl+O键，即按下Ctrl键不放，再敲N键。

【5】双击模板。

（3）认识记账凭证目录框

记账凭证目录框是管理和操作记账凭证的重要工具。

记账凭证目录框分为上下两个部份，上部是记账凭证目录列表框。下部分上下两部份。下上部是一组核选框和一组下拉列表框，用于筛选和过滤凭证。下下部是一组操作命令按扭，用于执行对凭证的操作。

（4）记账凭证检索

在目录框的下上部份，适当配置筛选条件（筛子），可以过滤出用户想要的凭证列表。这将大大提高凭证的检索、查询和操作效率。例如：

【1】复核凭证时，检索指定年度所有未复核凭证。

【2】检索某月所有收支结转凭证。 

【3】检索某月某操作员制作的凭证。 

（5）打开凭证

【1】在目录列表框中选择需要打开的凭证，可单选，可多选。

【2】使用“打开” 按扭，或使用右键菜单，即可打开凭证。若只是打开单张凭证，只需在目录列表框中双击凭证，即可打开它。

【3】凭证打开后，可以在编辑器中修改、复核、打印它。

【4】如果是打开多张凭证，可以使用工具条按扭和，来上下翻阅已打开的凭证。也可以使用快捷键Ctrl+Page Up （上一张）和Ctrl+Page Down（下一张）来实现上下翻阅，还可以使用右键菜单。

【5】注意，打开多张凭证时，若执行打印，则是打印所有已打开的凭证。

【6】可以在凭证编辑器中按F11键，或使用右键菜单复核当前显示的凭证。

（6）删除凭证

在凭证目录框中，选择凭证（单选多选均可），按Delete键（按删除按扭或使用右键菜单），可以删除被选择凭证。可以被删除的凭证应该满足下列条件：

【1】凭证未复核

【2】是当前操作员自己制作的凭证

（7）成批操作凭证号

【1】插入凭证。如果要在连续的凭证号中间插入一张凭证，做法是：

{1}调出凭证目录框，找到需要空出凭证号的那张凭证，选择它。

{2}执行右键菜单“凭证号从此后移一张”。

{3}这样原先选择的凭证号就被空了出来，以此凭证号增加凭证，即达到插入凭证的目的。

【2】重排凭证号

重排范围：重排凭证号的凭证范围由目录框上筛选条件独立核算单位、年度、月份、类别来决定。

重排凭证号：将指定范围的凭证按独立核算单位、年度、月份、类别分组，逐组按照凭证原来的制作时间，从0001号重新连续编排凭证号。

{1}在凭证目录框上选择好重排范围。

{2}执行右键菜单“重排凭证号”。

3、期末账务处理（损益结转）

由于现行的新行政、事业单位制度要求期末把收支都结转到对应的结余科目里，那么在平时的账务处理中，期末就会涉及到收支结转。虽然在保会通软件中收支结转凭证会自动生成，但是也需要人为的来执行此步骤。所以在此简单的介绍一下收支结转凭证的制作。

方法一：

新增一张空白凭证后（注意此凭证的时间），当光标在凭证编辑区内时点击右键—>选取“分录模板” 或单击工具条—>双击所需制作的模板（如收入结转）[或者点生成凭证]—>点击开始—>确定—>保存退出。 

方法二：

选择“复式账”下的“凭证”， 在其模板框中找到“分录模板”模块。双击左键打开，选中模板名称，左键点击，选择生成收支结转凭证的月份，“确定”即可。

4．删除凭证

在凭证目录框中，选择凭证（单选多选均可），按Del键（按删除按扭或使用右键菜单），可以删除被选择凭证。可以被删除的凭证应该满足下列条件：

①未复核

②是当前操作员自己制作的凭证

5、成批操作凭证号

⒈插入凭证

如果要在连续的凭证号中间插入一张凭证，做法是：

①调出凭证目录框，找到需要空出凭证号的那张凭证，选择它。

②执行右键菜单“凭证号从此后移一张”。                                                              

③这样原先选择的凭证号就被空了出来，以此凭证号增加凭证，即达到插入凭证的目的。

⒉重排凭证号

重排范围：重排凭证号的凭证范围由目录框上筛选条件独立核算单位、年度、月份、类别来决定。

重排凭证号：将指定范围的凭证按独立核算单位、年度、月份、类别分组，逐组按照凭证原来的制作时间，从0001号重新连续编排凭证号。

①在凭证目录框上选择好重排范围。

②执行右键菜单“重排凭证号”。