保会通存货功能使用手册

第一章 简介

保会通存货管理软件的主要功能有：存货购、销、内部领用、移库、损溢管理，存货成本管理，存货销售价格管理，存货储量的管理与监控，购销款结算，存货会计核算等等。除具有完整的存货管理功能外，保会通存货管理软件还具有多种管理及核算模式供用户选择，如：存货库存成本和销售价格可含税也可不含税，销售计价既可以采用顺价法也可采用折扣法，销售价格可根据用户级别自定义若干种价目，成本核算可以采用平均单价法、先进先出法，也可以采用个别计价法等等。保会通存货管理软件可用于工业企业的原材料管理，商品流通企业的库存商品管理，各行各业各单位（包括行政事业单位）的低值易耗品、材料物资管理。

保会通软件具有强大的账、表、单输出功能，用户完全可以自定义适合于自己管理需要的账、表、单。不仅如此，保会通存货管理软件的所有输出都支持套打。保会通存货管理软件是真正的Windows应用软件，只要熟悉Windows操作的人均可轻松掌握本软件的使用。不用再犹豫，不用再彷徨，保会通存货管理软件是您步入存货电子化管理的桥梁，让我们携起手来一起邀游这迷人的信息世界。

::软件特色如下：

1、 核算方法可在“参数表”中根据业务实际设定。

2、动态的数据格式

存货核算是一个十分复杂的工程，不同行业、不同单位、不同存货其核算方法和核算流程差异很大，要使同一个软件能够适应各行各业各单位的各种存货核算，确实不易。即便如此，保会通存货软件仍试图这样做，力求她在种各样的存货管理面前，均能轻松介入，通统搞定。为什么呢？因为她有“参数表”这一法宝。

我们知道，在存货管理过程中，有很多重要对象，如：存货、往来客户、销售单、领用单等。对这些对象属性的描述，不同单位不尽相同，如：对存货而言，除存货的代码和名称是共性外，其他属性的描述就差异很大，有的要“规格、产地、单位”、有的还要“包装”、……。有鉴于此，保会通软件允许用户根据自己的需要自定义多种存货管理对象的属性。

2、软件采用分级存货目录结构。

存货目录是存货数据进行分类、保存、披露的重要元素，是存货数据的索引。可以说保会通存货软件对存货目录的设计是当今最优秀的方案。具体表现在：不需事先定义目录代码级长，目录可至多设至25位，级长不受限制，目录代码形式与手工一致易于阅读，分级管理存货目录进退自如，首拼音检索目录快速准确，目录属性丰富实用，可以使用Windows剪贴板来操纵存货目录。

4、独特的 “文档模板”对具体事务进行归类、处理。

“文档模板”是日常事务的归积，保会通存货软件对购货业务（包括物资采计划、订货单、往年单据退货单）使用“购货业务”文档模板，对销货业务(包括退货单，往年单据退货单)使用“销货业务”文档模板，对领用业务使用“货物领用业务”文档模板，对零售点调拨使用“内调零售业务”文档模板，对移库业务使用“同价移库业务”和“变价移库业务”文档模板，对存货损溢业务使用“损溢调整业务”文档模板，使用“存货业务明细表”和“存货业务汇总表”文档模板实现存货业务数据的规积整理，使用“余额表”自动生成库存余额情况，使用“余额及发生额表”查询指定时段、指定存货的期初库存、本期入库、本期出库、期末库存等等……。这样每个文档模块可以设置各自的页面布局、风格、打印(或套打)样式，从而满足不同层次的用户需求。

5、强化存货成本管理。

随着市场竞争的日益激烈，降低产品成本、实行低成本战略成为中小企业获得竞争优势、提高经济效益的重要途径之一，而在产品的总成本中，存货成本又占有相当高的比例，因此，如何有效降低存货成本，成为企业需要认真对待的问题。

保会通存货管理软件在成本管理中可选择使用先进先出法、个别计价法和平均单价法。

6、简洁、适用的单、账、表样式。

7、使用专门的“报表”模块来处理特殊报表。

与通用的电子表格软件一样，报表模块可为用户提供电子表格服务，使用报表模块就像你使用Excel一样简单、方便。

保会通报表可以向各种保会通软件管理的数据文件取数，即是说，使用保会通软件可自动生成各种会计报表。如资产负债表、利润表、现金流量表、产品成本表、制造费用明细表、期间费用明细表、应交税金情况表、固定资产折旧情况表、各种考核对比表。

保会通报表在任何时候都可以全天候地实时自动生成报表数据，无论是在月中月末，无论是在转账前转账后，无论是在结账前结账账后，随时都可以向用户提供当前最新会计信息。

保会通报表提供一张母表支持多级子表结构，对那些需要分产品、分部门编制报表的单位可以说是雪中送炭。

报表数据可以卸出、传递、载入，可以分级管理、汇总。

第二章 基础设置

一、建立账套

运行“保会通存货软件”，在软件打开保会通数据文件对话框中点击“新建”，单机版软件如下图：

输入数据文件的存放位置和年度后点“确认”。

网络版软件如下图：

输入数据文件序号和年度后点“确认”。

此时系统将引导进行数据文件信息设置和操作员及权限设置。

二、数据文件信息

以【101 管理员】的身份打开软件，执行“系统/年度文件信息”即可更改。

三、操作员及其权限

以【101 管理员】的身份打开软件，执行“系统/操作员及其权限”。在左框中击右键可新增、修改、删除操作员；在右框中可收授操作权限（打“√”或去“√”）。

四、参数表

五、业务月

六、部门

七、业务员

八、存货目录

1、可以使用双单位

2、可以使用条型码

3、可以使用货位号

4、可以使用助记码

5、可使用效期和效期控制

6、同一商品可以有多张实物照片

九、供应商

九、存货年初余额

十、存货销售价种

十一、账务信息

第三章 存货单据

第一节 购货业务

1、采购计划

2、采购入库

3、进货目录

第二节 销货业务

第三节 内调零售业务

第四节 货物领用业务

第五节 同价移库业务

第六节 变价移库业务

第七节 盘存及损溢业务

第四章 货款结算

一、付款

付款是保会通财务软件中存货模块一个环节，通常分为两种情况：一种及时付款，即商品采购入库的同时结清了货款；另外一种是事后付款，即向同一家供货单位多次购货以后一次性付款或者付整留零。

针对不同的付款情况，软件提供了不同的业务处理方法。

（一）即时付款。编辑商品采购单据的同时执行付款环节，操作方法

1、编辑完采购单据，点击工具条上的“收付款”按钮，根据提示，完成付款环节，完成付款以后，单据表尾将显示付款人是哪位操作员，如下图。

(注：执行付款环节需要在单据复核以前。)

2、采购业务中单据操作，按功能位置打开“存货/商品采购/单据操作”，打开商品采购单据操作窗口，选中单据，点击“付款”按钮，或者选单据，点右键，选择付款，招待付款环节。如下图。

（二）事后付款

功能位置“软件功能/存货/付款”。

按功能位置打开单据操作，点击工具条上的“新增”按钮，或者点右键，选择“新增”项目，以及键盘上按组合键“Ctrl+A”，均可调出付货款单据编辑框。如下图。

调出付货款的三种方法

付货款单据编辑框选项

如上图所示：

1、时间由系统生成，也可以点击后面的下拉菜单重新选择；

2、单号由系统生成，也可以手动填写；

3、客户(供货方)可直接输入代码，也可以点击后面的“浏览”按钮 选择；

4、选定客户以后，摘要内容可点击后面的下拉菜单自动生成，也可以手动输入；

5、选定客户以后，系统自动显示本笔前应付款余额；

6、本笔实付处输入本次付款金额，若有折扣，则包含在内，输入到“其中折扣”金额框中；

7、输入了本笔实付金额后，当前余额处会显示还没有支付的货款。如下图例

（三）应付进货款结算

1、可以现场逐单逐货结算货款

2、可以处理现场多单付款

3、事后应付账款结算

4、实用好用的应付货款明细账

5、应付账款余额及发生额

6、应付货款周转分析

7、应付货款账分析

二、收款

第五章 存货账表

第一节 销售价格表

第二节 存货业务明细表

第三节 存货业务汇总表

第四节 存货明细账

第五节 余额表、余额及发生额表

第六节 集团管理之存货分布表

第七节 集团管理之集团汇总表

第六章 进销存与会计模块对接

一、分析会计业务中涉及的存货业务的会计分录如下：

1、 购进货物

借：原材料

库存商品

应交税费/增值税/进项税额

贷：应付账款

库存现金

银行存款

2、 付款

借：应付账款

贷：库存现金

银行存款

3、 销售货物

借：应收账款

库存现金

银行存款

贷：主营业务收入

    应交税费/增值税/销项税额

4、 收款

借：库存现金

银行存款

贷：应收账款

5、 月底结转商品销售成本

借：主营业务成本

贷：库存商品

二、存货业务会计实务操作（暂不考虑税的因素）

1、购进货物生成的报表

购货（赊购）会计凭证：

借：库存商品   916400

贷：应付账款/北京天外公司  13200

应付账款/上海红云公司  120000

应付账款/北京保会通信息技术有限公司  650000

应付账款/深圳百合公司  133200

2、付款操作及报表

付货款时会计凭证：

借：应付账款/北京天外公司  15000

应付账款/上海红云公司  122000

应付账款/北京保会通信息技术有限公司  600000

应付账款/深圳百合公司  100000

  贷：库存现金   15000

    银行存款/工行888801    122000

    银行存款/建行888802    600000

银行存款/信用社888803    100000

如即购即付则将两张凭证分析合并即可。

3、 销售货物

借：应收账款/A公司    13090

应收账款/B公司    163090

    应收账款/C公司    203000

    应收账款/D公司    208000

贷：主营业务收入  587180

主营业务收入也可以按存货分类进行明细核算，凭证如下：

借：应收账款/A公司    13090

应收账款/B公司    163090

    应收账款/C公司    203000

    应收账款/D公司    208000

贷：主营业务收入/副食品    1460

主营业务收入/矿泉水    1800

主营业务收入/烟酒    920

主营业务收入/电脑    56000

主营业务收入/软件    527000

4、 收款操作及统计报表

借：库存现金    18090

银行存款/工行卡888801    200000

银行存款/建行卡888802    220000

银行存款/信用社888803    218000

贷：应收账款/A公司    18090

    应收账款/B公司    200000

    应收账款/C公司    220000

    应收账款/D公司    218000

如即销即收则将两张凭证分析合并即可。

5、 月底结转商品销售成本

借：主营业务成本    387040

贷：库存商品    387040

或者按存货分类进行明细核算，凭证如下：

借：主营业务成本/副食品    1040

    主营业务成本/矿泉水    1200

    主营业务成本/烟酒      800

    主营业务成本/电脑     48000

主营业务成本/软件     336000

贷：库存商品/副食品    1040

    库存商品/矿泉水    1200

    库存商品/烟酒      800

    库存商品/电脑     48000

库存商品/软件     336000

注意：如建立存货与会计联接则以上凭证可全部自动生成。