保会通出纳账务软件操作手册（说明书）

一、功能简介

1．出纳账务模块主要提供出纳日记账、备查账功能。

2．设置出纳账户后即可进行记账。

3．出纳账可以进行数量金额、外币核算。

4．出纳账可以与会计账自动对账。

5．出纳账功能可以接收银行导出的流水记录自动生成出纳账簿、自动生成会计凭证。

6．出纳账可以和对方（如银行）对账并进行余额调节。

7．出纳账可以进行辅助核算（需选购辅助核算模块）。

①企业利用此功能可以进行多重项目收入、费用核算。

②行政事业单位利用此功能可以进行科目预算，可以管理银行零余额账户用款额度。

8．和会计账一样，具有完备的账簿、余额及发生额表、辅助账明细表功能。

二、出纳软件操作

1．安装软件

打开“保会通软件安装盘”，执行Setup.exe文件。按提示选择“接受此协议”，下一步，选择软件和范例数据，下一步，默认安装位置，完成软件安装。

2．建立账套

双击桌面上的“保会通财务软件(8.5版)”，在打开数据文件对话框新建账套。如下图：

指定账套模板建立账套后，系统将预置科目及辅助科目。

账套建立好后进入软件界面：

3．设置数据文件信息

一般只需修改：单位名称、法人代表、主管。

4．操作员及操作权限

点【管理/设置/操作员及操作权限】

5．软件注册

点【管理/设置/软件注册】或工具条的【软件注册】，弹出软件注册对话框，可以查验软件注册情况。

如已购正式版软件，在打开软件前请插入加密狗。

如需试用软件，请拨打保会通通公司软件注册电话：0871-64646363获得试用注册码，输入注册码后点确定，提示“已注册试用版软件”字样即完成试用版注册。

6．设置期初余额

【出纳账务/设置/年初余额】，可以在左侧增加，并设置年初余额，打开界面如下：

7．记账

【出纳账务/记账/普通记账】

记账是保会通出纳账务的数据入口，数据可以通过普通记账、导入银行账、数据采集、多栏记账、并账等方式录入。

普通记账，是一般的记账方式，操作界面与手工账相似，用户可以快速上手。

导入银行账，即从银行流导入后自动生成出纳账。

数据采集，是保会通出纳软件的数据接口，该通过数据接口程序可以从其他业务系统采集后生成出纳账。

多栏记账，是出纳软件的另一种方式数据录入方式，在一些特殊应用中，可以设置多栏记账录入数据。

并账，从保会通软件其他系统（或账套）将出纳数据并入本账套。

1) 普通记账

记账对话框选择项说明：

科目，指定日记账科目，如不指定科目，打开后在【登记账簿】时双击选择科目。

时段，一般指定为一个月或一个区间，指定后录入的账簿数据只能在该时间段范围内。

注意：

1．记账时选择日期，指定时段后只能记指定时段的账簿记录。

2．登记账簿时，提示的信息有：账户代码，账户名称，期初余额，期末余额。

3．记账时可以将窗口拉到合适大小。

2) 导入银行账——银行流水自动生成出账日记账、会计账

该功能可以大大提高效率，解放劳力，持续创造价值。

 此功能将从银行导出的银行流水记录充分利用起来，可用来自动生成出纳账，减少该账户与银行对账内容，可通过对方户名确定往来款是否到账，可根据摘要、对方户名、对方账号等信息判断常用经济业务发生的会计分录，设置相应的会计凭证采集模式，自动生成会计凭证。

银行账导入的用途：

配合销售、采购发票，确认发票的凭证分录类型。

生成该账户的银行存款明细账。

生成该账户所产生会计业务的会计账。

 操作步骤：

①从开户行下载自己单位的银行明细账。

②导入下载的银行明细账。

③为银行收付业务和会计凭证分录之间设置会计连接。

④根据设置的会计连接，自动生成银行收付款会计凭证。

⑤如何自动生成银行收付款凭证分录呢？

根据银行账户对应的会计科目，直接生成银行资金收（付）分录。

收款，借：银行存款/××账户

付款，贷：银行存款/××账户

接着，为收（付）款业务匹配对方会计科目。

首先在应（预）收（付）账款中查找是否已经为该客户设立了往来结算账户，若已经设立，则对方会计科目为相应的往来货款结算科目。

若没有设立往来货款结算账户，根据收（付）业务的摘要、对方客户，通过会计连接指引，为收（付）款业务匹配对方会计科目。

其中：收款业务使用“收入”会计连接指引，付款业务使用“成本费用”会计连接指引。

若自动匹配不上对方会计科目，用户可以手工匹配。

⑥可以使用导入的银行账来生成出纳账。

⑦可以利用出纳账数据自动生成会计凭证。

3) 数据采集

数据采集是保会通软件预留的数据接口，是保会通软件与其他业务系统对接的工具。

数据采集功能的使用参照“保会通软件数据接口”。

4) 并账

并账功能一般由技术专业人员使用。

并账时需指定时段，指定目标账户，指源科目，源账薄，源账套。

8．账簿

打开“标准账簿”文档模板，出现会计账簿打开框，在此框中选择账户、期间、凭证范围即可打开指定的会计账页。

在会计账簿打开框中，可以在会计科目框中选择账簿账户，账簿账户可以是一个有子目的科目，也可以是一个无子目的科目。

在会计账簿打开框中，当改变会计科目框中科目的选择时，右下角“当前科目”编辑中出现会计科目框中被选择的科目。打开账簿时，账户代码以此编辑框中的代码为准。也就是说，用户可以直接在此编辑框中录入账簿的账户代码。

在会计账簿打开框中，时间段可以选择当前会计年度的一至十二月之间的任意时段，如起始月份和终止月份相同，则表示要查询的时段为某一月，软件省缺的时间段是当前会计年度的一月至十二月份。

用户还可以在会计账簿打开框中指定即将生成的账页中是否包含未复核的凭证的内容，这就是说，未复核的凭证内容也可以在账页中反映。

当账簿账户无子目并且按数量金额核算时，生成的账页为数量金额式的。

当账簿账户无子目并且按外币核算时，生成的账页为复币式的。

当账簿账户有子目时，可选择输出多栏式账。输出多栏式账时，账页的栏按下级明细账户输出。用户可以通过会计科目目录框定义多栏式账的输出属性。

其它情况，生成的账页为三栏式的。

账页若为三栏式的，用户还可以在查询页面中使用右键快捷菜单改变输出方式，三栏式账的输出方式有：

自动选择输出方式　指输出时，若所查询的账户存在子科目，则按月以汇总方式输出；若所查询的账户是最低明细科目的话，则按明细记录方式输出。这是缺省方式。

输出明细记录　指账页按明细的方式输出。

输出汇总记录　指账页按汇总的方式输出。

动态栏头年度　利用【文件/文档属性】菜单功能，可以调整账页的输出格式，若栏头属性需要动态输出如图所示的年度（2000年），则其栏名称必须使用变量来代之，年度变量为“#fy”。

一次打开多个账户账页　在账页打开框中选择多个账户，则可以打开这些账户的账页。若选择“连同子目账页一同打开”则打开的账页不仅包括被选择账户的，而且还包括它们的所有明细账户的账页。

打开多账户账页时，请使用工具栏上的“”和“”按扭，或“Ctrl+PaUp”和“Ctrl+PaDn”复合键不账户间切换。

打开多栏账页时，若账页一页显示不下，即有多个栏页，请使用工具栏上的“”和“”按扭，或“Ctrl+←”和“Ctrl+→”复合键切换。

此时若执行打印功能，将打印出所有账户的账页。

连续打印多个账户账页　打开需要打印的账户账页，执行打印即可。用户依照上面的方法可以一次性打开所有账户的账页，或某些账户及其所有子目的账页。因此，用户可以一次性打印所有账户的账页，或某些账户及其所有子目的账页。

9．活动账簿——账簿记录搜索

活动账簿，即所谓账簿记录搜索功能，就是指对某一具体的事项已模糊不清，只记得某些片段，以这些片段为根据来查找具体的事项。账簿记录搜索主要有如下两种用途：

第一种用途，对某款项只知道它的金额范围或总账科目代码而不知道它的去向，即不知道它在哪一张记账凭证中，此时使用条件查询可以为你查找到它。

第二种用途，当你想了解某一科目的所有子科目所发生的经济内容时，账簿记录搜索是你最好的助手。

账簿记录搜索可以指定摘要的片段、科目代码、金额范围、发生的时间段以及分录的方向。

搜索结果：

10．余额发生额表

【出纳账务/余额发生额表/余额表】

账户的余额表是反映指定账户在指定时点的经济活动变化结果。在余额表打开框中可以作如下选择：

【出纳账务/余额发生额表/余额及发生额表】

账簿余额及发生额表是反映指定账户在指定的时间段内经济活动的变化情况和变化结果。

在余额及发生额表打开框中可以作如下选择：

11．对账

出纳账可以与会计账务（或复式账）自动对账。

12．账簿的月结

当一个月的账务处理完毕，所有出纳账务、报表都正确无误，应当进行月结。

注意，月结后用户将永远丧失对月结期前所有经济内容的修改权。因此，结账一方面应及时，另一方面又应慎重。结账必须从每个会计年度的1至12月顺序进行。

年末12月份月结后，用户应当使用【管理/设置/月结】功能完成。

13．票据

使用保会通软件票据模块可以管理和打印出纳票据，如：支票、收付款单据、现金进账单、转账进账单、汇款单、缴款单、请拨单、拨款单等。

票据功能的使用请参照操作手册“保会通软件票据管理与打印”。

14．出纳小工具

15．数据备份

数据备份功能是软件的重要组成部份，系统为用户提供了自动备份方案。即本机的备份系统已为用户自动提供，但是为了保证财务数据万无一失，用户还需定期手动在外部介质中备份。方法为：

①、由系统管理员（101）注册进入软件。点击“管理”—》数据备份—》卸出数据—》此时系统默认3.5寸软盘，如备份介质不是3.5寸软盘，应点击浏览来更改备份位置，备份位置选定后点击“拷贝”。

②、运用其他存储介质如电子盘、移动硬盘等将整个账套复制然后粘贴到存储介质上，或刻录到光盘上。

16．年度结转

年度结转，也称年末转账

新的一年开始，用户需要将上年度的有关科目(账户)、科目(账户)余额、报表格式等结转入新年度，这一过程我们称之为年末转账。

在保会通财务软件中使用“年度结转”功能完成，用户仅需单击该按钮，系统将自动为你检测账务完备性，自动完成年度结转。

注意：年度结转后原则上不能再修改以前年度账务数据，如某些项目资金确需修改的，需提前与服务工程师联系。

三、集团出纳账功能

集团出纳功能是保会通财务软件的特色功能之一。

在同一个数据文件中，可以设置多个独立内部核算单位，为这些单位提供独立的出纳核算。

这些处于集团核算模式中的独立核算单位，共享相同的信息、相同的信息格式和相同的核算模式，同时又拥有自己个性化信息。例如，作为会计一级科目和某些固定的明细科目，可以设定成共享的公用科目，而那些往来性子目、资产类明细科目等可各单位自行设置自己的私有科目。

使用集团核算模式有以下好处：

1、确保参与核算单位的核算方法、数据格式高度统一。

2、简化日常账务操作。

3、在核算方法、数据格式需要发生变化的时候，无需重复操作。

4、具有强大的集团数据批处理功能，如：余额结转、报表计算、月结、年末转账、数据备份等。

5、自动产生汇总信息。

6、具有跨单位数据表达能力。

7、具有单位级的数据访问、操作权限控制。

8、可以随时并入或拆卸参与集团核算的单位数据。当某单位需要自己的财务数据时，可随时将该单位的数据导出，提供给单位，导出的数据仍然是一套完整的账。

9、可以大幅度节省数据存储空间。

由此可见，保会通财务软件在集团核算中更显优势，被广泛应用于零户统管、会计核算中心、村级会计委托、多下属单位主管局的集团财务核算。